L’art de mener des entretiens annuels
#48 Ou comment mener les EAs de tes équipes comme une boss
Hello hello !
Bienvenue dans cette 48e édition de Toutes Puissantes ! Nous sommes 2613.
Que tu sois une lectrice assidue ou une nouvelle abonnée, merci d’être là. C’est un plaisir de partager cet espace avec vous toutes.
Ça y est, Mariah Carey est de retour dans nos oreilles, ce qui veut dire que c’est presque Noël. Et donc aussi… des entretiens annuels.
Un moment redouté de tous, tant en tant qu’évalué qu’évaluatrice !
L’an dernier à la même époque j’avais partagé ce numéro qui a cartonné, pour réussir ses entretiens annuels en tant qu’employée :
Cette année on passe de l’autre côté de la table, pour apprendre à mener les entretiens des membres de ton équipe comme la boss que tu es.
C’est parti !
Si tu me découvres, voici les liens importants pour apprendre à me connaître et aller plus loin :
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Au programme
Story time
Les 4 erreurs à éviter à tout prix
Le guide ultime pour mener tes entretiens annuels comme une boss
Le cas particulier de la conversation difficile
Conclusion
1. Story time
“J’ai horreur des entretiens annuels… en tant que manager.”
Elle a posé ça là en début de session de coaching.
Elle, c’est Sophie*, une directrice très performante, qui, à force d’expériences douloureuses lors d’entretiens annuels en tant que manager, s’est mise à les redouter davantage que ses propres entretiens à elle.
En effet, se retrouver à distribuer les bons et les mauvais points est rarement une expérience agréable. Surtout si…
Tu es plus jeune et que tu as moins d’expérience que tes équipes.
Tu es dans l’équipe depuis peu.
Tu manages d’anciens collègues.
Tu as une relation un peu tendue avec certains collaborateurs.
Tu t’apprêtes à partager un feedback négatif.
Tu évolues dans un environnement où les leaders femmes sont en minorité, ce qui renforce la pression de "faire ses preuves" lors de chaque interaction professionnelle.
Been there. Done that. 😅 (les 6, heureusement pas en même temps !)
Bref, comment mener un entretien annuel comme une boss, en toutes circonstances - surtout les plus inconfortables, c’est la question à laquelle on va répondre, mais d’abord, quelles sont les erreurs à éviter à tout prix !
2. Les 4 erreurs à éviter à tout prix
Erreur #1 - Ne pas se préparer suffisamment
Arriver à l’entretien sans avoir pris le temps d’examiner les performances de l’employé, ses réalisations, et les objectifs définis précédemment, ou en improvisant un déroulé au fil de l’eau.
Non seulement ça donne l’impression que l’entretien n’est pas une priorité et manque de sérieux, mais en plus c’est la meilleure manière de se sentir mal à l’aise durant l’entretien, et de communiquer notre inconfort à la personne qu’on évalue.
Si tu te dis “j’ai trop de N-1, je n’ai pas le temps”, c’est un signe qu’il est probablement judicieux de construire une structure hiérarchique intermédiaire, en promouvant certains N-1 comme chef d’équipe ou même manager non-fonctionnel. Ça leur permet de monter en compétences, ça te permet de déléguer et de préparer ta succession, et ça offre à ton équipe un manager qui a du temps pour chacun.e. Win-win-win. On aime !
Erreur #2 - Axer l’entretien uniquement sur le passé
Passer tout le temps à commenter les performances passées sans aborder les perspectives d’avenir ou les opportunités de développement.
L’entretien doit être une conversation tournée vers l’évolution, pas une simple revue de ce qui est déjà fait.
Erreur #3 - Éviter les conversations difficiles
Hésiter à aborder des sujets sensibles (problème de performance, comportement problématique) par crainte de générer un conflit ou un malaise.
Ça peut entraîner une accumulation de problèmes non résolus et empirer la situation jusqu’à un point de non-retour. (cf. section 4)
Erreur #4 - Avoir un échange à sens unique
Avoir l’impression que ce qui est attendu de l’entretien est une communication descendante de la manager vers la personne évaluée, sans laisser l'employé s'exprimer pleinement.
Cela réduit l’entretien à un monologue, privant l’employé de l’occasion de partager ses perspectives, ses aspirations, et ses éventuelles préoccupations.
C’est passer à côté de précieuses informations et une excellente manière de désengager l’employé.
Comme je le disais il y a un an, l’idée c’est de voir l’entretien comme une conversation, et de considérer le binôme Manager-Managé.e comme une équipe qui se soutient mutuellement. Tout le monde y gagne : manager, managé.e et employeur.
Pour te simplifier la tâche, je t’ai préparé un guide !
3. Le guide ultime pour mener tes entretiens annuels comme une boss
Etape #0 - Crée un espace sécurisant
Ton premier rôle en tant que dirigeante est de créer un espace sécurisant pour toi et tes équipes. C’est la BASE. (répète après moi !)
Sans sécurité, tu cours comme un poulet sans tête, tes équipes aussi, et ça, ça ne fait pas des chocapics.
C’est quoi un espace sécurisant ? Un espace où chacun.e se sent respectée, vue et entendue. Le bon côté : ça commence à l’intérieur de toi-même.
Est-ce que je me sens en sécurité pour dire ce que j’ai à dire ? Si la réponse est non, va voir ma check-list de sécurité intérieure (ou contacte-moi et parlons coaching ensemble).
Est-ce que j’ai confiance en cette personne pour accomplir les missions que je lui ai confiées ? Si la réponse est non, alors tu as un autre problème à régler : trouver un meilleur fit pour cette personne, et un meilleur fit pour ces missions. (ou contacte-moi et parlons coaching !)
Si la réponse est oui à ces deux questions, bravo : c’est que la base est là.
Le tip de Kaouthar : pour maintenir un espace sécurisant, prévois un espace dédié pour l’entretien, en privé (pas de baie vitrée par pitié), et suffisamment de temps pour ne pas bâcler la conversation.
Etape #1 - Prépare-toi comme une stratège
Examine les performances, les objectifs précédents, et les points clés de l'année. Note les succès et axes d’amélioration spécifiques à l'employé.e.
Planifie un agenda clair (feedback passé, aspirations, objectifs futurs).
Etape #2 - Pose le cadre d’entrée de jeu
Clarifie le déroulé : "Cet entretien est pour discuter de tes réussites, identifier des pistes d’amélioration, et aligner nos ambitions pour l’année prochaine."
Etape #3 - L’auto-évaluation et l’évaluation
Pour la phase d’évaluation des performances, commence par demander à l’employé.e de s’auto-évaluer.
Ça te permet de comprendre sa propre perspective. Il y a fort à parier que votre évaluation sera très proche, ce qui fait que tu auras moins besoin de développer de ton côté les points convergents. Par ailleurs, il y aura des points divergents : les blind-spots (ceux de l’employé.e et les tiens). Cette conversation permet de se ré-aligner.
À ton tour partage ton évaluation, en célébrant les victoires et en indiquant les pistes d’amélioration.
Idéalement la phase d’évaluation ne devrait plus être surprenante, surtout si au cours de l’année tu as fait le point régulièrement sur tes attentes et les performances.
Sauf que parfois ce n’est pas le cas, peu importe la raison. Si c’est ton cas respire et rdv à la section 4 !
Etape #4 - Co-construis l’avenir
Écoute les aspirations : "Quels sont tes objectifs personnels et professionnels ?"
Propose un soutien : Identifie ensemble les ressources nécessaires (formations, coaching, outils).
4. Le cas particulier de la conversation difficile
Le truc à ne PAS FAIRE :
Par pitié, exit le feedback en sandwich.
Tu sais, c’est la technique qu’on enseigne en formation, où on t’explique qu’il faut “envelopper” les critiques par des retours positifs, pour faire passer la pilule. Un peu comme on cache des choux-fleurs dans de la crème et du fromage fondu pour que les enfants en mangent.
Sauf que le feedback en sandwich ressemblent davantage à des subprimes qu’à un gratin. Je sais pas toi, mais s’il y a de la viande pourrie dans mon sandwich, je n’en apprécierai pas plus la viande pourrie : c’est tout le sandwich qui part à la poubelle.
Quelques conseils supplémentaires :
Travailler encore plus sa sécurité intérieure !
Préparer la personne en amont, de préférence à l’oral (sans détail spécifique). “Lors de l’EA on abordera quelques points importants.” pour ne pas la prendre par surprise. (sauf si tu as une bonne raison de vouloir la prendre par surprise)
Préparer des exemples factuels de chaque élément de la conversation.
Repérer tes peaux de banane, ces éléments qui déclenchent ta réponse d’insécurité (Combat / Fuite / Immobilisation / Sur-adaptation), afin de ne pas glisser durant la conversation (et tomber par exemple dans la justification, qui est une manifestation de la sur-adaptation).
Repérer les peaux de banane de la personne en face, et revenir à ta sécurité si tu la vois glisser.
Garder en tête que vous êtes dans la même équipe.
Faire confiance à la personne pour gérer de manière pro. (tu n’es pas sa maman). Mais aie aussi un plan B-C-D… si la personne ne le fait pas (par exemple en te tenant proche de la porte, en ayant à portée la sécurité. Préparer la guerre pour avoir la paix)
Pour les conversations encore plus difficiles, je recommande d’avoir un échange court, expéditif, orienté sur les prochaines étapes logistiques, quitte à en reparler plus tard (s’il y a un plus tard), en mode Moneyball (masterclass en 3 minutes).
5. Conclusion
Même conclusion que l’an dernier : garder un rapport d’égale à égal.e. Tu n’es pas au-dessus, ni en-dessous. Tu n’es pas une sauveuse, pas une maman, pas une enfant non plus. Tu es adulte et la personne face à toi aussi.
Si tu sens que, même en comprenant la théorie, tu as besoin de soutien pour transformer l’essai et y arriver dans la pratique, alors contacte-moi et parlons-en en coaching. Il reste moins de 2 semaines pour bénéficier des tarifs 2024.
Voilà, c’est tout pour aujourd’hui. Si tu as lu jusqu’au bout, mets-moi un coeur au bas de ce post, ça me fera très plaisir.
